Выплаты, связанные с оплатой труда

подготовлено:  www.bizresurs.com.ua

Нормативная база

• Положение № 637 – Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

• Инструкция № 5 – Инструкция по статистике заработной платы, утвержденная приказом Госкомстата от 13.01.2004 г. № 5.

Формы, бланки

• Расходный кассовый ордер – Расходный кассовый ордер. Типовая форма № КО-2.

• Ведомость – Ведомость на выплату денег.

• Кассовая книга – Кассовая книга. Типовая форма № КО-4.

• Реестр депонированной заработной платы – Реестр депонированной заработной платы. 

Общие положения

Каждое предприятие или частный предприниматель обязаны вознаграждать труд своих работников. Такое вознаграждение, как правило, заключается в выплате наемным лицам заработной платы.

Вместе с тем, в законодательстве о наличном обращении и, в частности, в Положении № 637 такое понятие, как «заработная плата», отсутствует. Вместо него применяется термин «выплаты, связанные с оплатой труда», который является более широким и, кроме собственно заработной платы, включает в себя и другие выплаты физическим лицам.

Выплаты, связанные с оплатой труда, – это выплаты, отнесенные к фонду оплаты труда, а также к иным выплатам, не относящимся к этому фонду согласно Инструкции № 5 (абз. 2 п. 1.2 Положения № 637). Иными словами, к выплатам, связанным с оплатой труда, относятся платежи, перечисленные в разделах 2 и 3 Инструкции № 5.

Рассматриваемые выплаты могут осуществляться работодателем как за счет наличности, полученной в банке, так и за счет наличной выручки (п. 2.10 Положения № 637).

Сроки хранения наличности в кассе

Предприятия имеют право хранить в своей кассе наличность, полученную в банке для выплат, относящихся к фонду оплаты труда, а также пенсий, стипендий, дивидендов (дохода), сверх установленного лимита кассы в течение трех рабочих дней, включая день получения наличности в банке. При этом суммы наличности, не использованные по назначению в течение указанных сроков, возвращаются в банк не позднее следующего рабочего дня банка или могут оставаться в кассе предприятия (в пределах установленного лимита) (п. 2.10 Положения № 637).

Для осуществления этих выплат работникам отдаленных обособленных подразделений предприятий железнодорожного транспорта и морских портов наличность может храниться в их кассах сверх установленного лимита в течение пяти рабочих дней, включая день получения наличности в банке.

Выплаты, относящиеся к фонду оплаты труда, могут также осуществляться за счет выручки предприятия. Наличность для таких выплат может храниться в кассе предприятия сверх установленного лимита в течение трех рабочих дней со дня наступления сроков этих выплат в сумме, указанной в переданных в кассу платежных (расчетно-платежных) ведомостях (абз. 2 п. 2.10 Положения № 637).

Таким образом, в течение указанных сроков в кассе может храниться только наличность, предназначенная для выплат, относящихся к фонду оплаты труда (т. е. для выплат, перечисленных в разделе 2 Инструкции № 5), а также пенсий, стипендий и дивидендов (если наличность получена в банке). Наличность, предназначенная для осуществления других выплат физическим лицам (в т. ч. выплат, не относящихся к фонду оплаты труда и перечисленных в разделе 3 Инструкции № 5), может храниться в кассе только в течение дня, в который она была получена в банке.

Депонированная заработная плата

Депонированная заработная плата – это наличные денежных средства, полученные предприятием (предпринимателем) для выплат, связанных с оплатой труда, и не выплаченные в установленный срок отдельным физическим лицам (абз. 7 п. 1.2 Положения № 637).

Иными словами, депонированной заработной платой считаются выплаты:

• относящиеся к фонду оплаты труда (перечисленные в разделе 2 Инструкции № 5), а также пенсии, стипендии, дивиденды, не выплаченные в течение трех рабочих дней, включая день получения наличности в банке, или со дня наступления сроков этих выплат (если выплаты осуществляются за счет выручки);

• не относящиеся к фонду оплаты труда (перечисленные в разделе 3 Инструкции № 5), не выплаченные в течение дня получения наличности в банке или дня выплаты (если выплаты осуществляются за счет выручки).

Выплата депонированной ранее заработной платы может быть осуществлена как за счет наличности, полученной на эти цели в банке, так и за счет наличной выручки, поступившей в кассу предприятия.

Документальное оформление

Как правило, выплаты, связанные с оплатой труда, осуществляются кассиром предприятия по:

• Ведомостям – если выплаты осуществляются группе работников; 

• Расходным кассовым ордерам – если выплаты носят разовый характер и производятся одному работнику.

Наличность, выданная по расходным ведомостям на выплаты, связанные с оплатой труда, отражается в Кассовой книге после окончания сроков таких выплат (п. 4.3 Положения № 637).

Порядок действий кассира при оформлении депонированной заработной платы изложен в п. 3.9 Положения № 637. Так, по окончании установленных сроков выплат, связанных с оплатой труда, кассир обязан:

• в расходной ведомости (платежной, расчетно-платежной или др.) напротив фамилий лиц, которым не осуществлена выплата, проставить оттиск штампа или сделать надпись «Депонировано»;

• составить реестр депонированных сумм;

• в конце расходной ведомости указать фактически выплаченную сумму, сумму, подлежащую депонированию, и заверить эти записи своей подписью;

• сделать соответствующую запись в Кассовой книге согласно Расходному кассовому ордеру, выписанному на фактически выданную сумму.

Форма Реестра депонированной заработной платы носит рекомендательный характер, поэтому предприятие (бухгалтер) использует либо этот документ, либо форму, разработанную самостоятельно.

На депонированные суммы, подлежащие возврату в банк для зачисления на счет предприятия (в случае превышения лимита остатка наличности в кассе), выписывается один расходный кассовый ордер.