Расходование наличности: общие положения

подготовлено:  www.bizresurs.com.ua

Нормативная база

• Положение № 637 – Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

Формы, бланки

• Расходный кассовый ордер – Расходный кассовый ордер. Типовая форма № КО-2.

• Ведомость – Ведомость на выплату денег.

• Кассовая книга – Кассовая книга. Типовая форма № КО-4.

• Журнал – Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов. Типовая форма № КО-3.

Общие положения

Субъекты хозяйствования вправе осуществлять расчеты наличностью между собой и гражданами как за счет наличной выручки, так и за счет денег, полученных в банке (снятых со своего банковского счета).

Наиболее распространенными видами выплат из кассы являются выплаты: заработной платы; на командировку; для приобретения для предприятия товаров, работ, услуг и др.

Наличная выручка – это сумма фактически полученных наличных денежных средств от реализации продукции (товаров, работ, услуг) и внереализационные поступления (абз. 5 п. 1.2 Положения № 637).

При этом под внереализационными поступлениями следует понимать поступления от операций, непосредственно не связанных с реализацией продукции (товаров, работ, услуг) и другого имущества (включая основные средства, нематериальные активы, продукцию вспомогательного и обслуживающего производства), в т. ч.:

• погашение дебиторской задолженности, задолженности по займам,

• безвозмездно полученные денежные средства,

• возмещение материальных убытков,

• взносы в уставный капитал,

• платежи за предоставленное в лизинг (аренду) имущество,

• роялти,

• доход (проценты) от владения корпоративными правами,

• возврат неиспользованных подотчетных сумм,

• прочие поступления (абз. 28 п. 1.2 Положения № 637).

Наличная выручка может быть использована субъектом хозяйствования на свои нужды без сдачи ее в банк (зачисления на счет). При этом поступившая в кассу наличность должна быть сначала оприходована и только после этого выдана из кассы.

При расходовании наличности необходимо помнить о том, что:

• не следует накапливать наличность в кассах сверх установленного лимита для осуществления запланированных выплат до наступления сроков таких выплат, т. е. суммы превышения лимита должны сдаваться в банк или выдаваться из кассы на другие нужды субъекта хозяйствования;

• предельная сумма наличного расчета одного предприятия (предпринимателя) с другим в течение одного дня по одному или нескольким платежным документам не должна превышать 10 тыс. грн.

Выдача наличности из кассы осуществляется на основании Расходных кассовых ордеров (далее – РКО) или Ведомостей. Последние используются, как правило, при осуществлении выплат (например, зарплаты) нескольким лицам. Документы на выдачу наличности из кассы должны быть подписаны руководителем и главным бухгалтером предприятия или лицом, на это уполномоченным. Подписи в данном случае являются своего рода разрешением на проведение операции. Только при наличии подписей кассир имеет право выдавать наличность. Данные оформленных кассовых ордеров и Ведомостей отражаются в Кассовой книге и Журнале.

К РКО могут прилагаться соответствующие документы (например, заявление, счет на оплату и т. п.). Если на таких документах уже стоит разрешительная подпись руководителя, то на РКО его подпись не является обязательной (п. 3.4 Положения № 637). Само собой разумеется, что документ с подписью руководителя в обязательном порядке должен прилагаться к неподписанному РКО.

Выдача физическим лицам наличности осуществляется после предъявления ими паспорта или другого документа, его заменяющего. Факт получения наличности подтверждается подписью физического лица на РКО и указанием полученной суммы прописью.

Выдача наличности неработникам предприятия осуществляется по отдельным РКО или Ведомостям, т. е. на каждое лицо составляется отдельный расходный документ (п. 3.5 Положения № 637). 

Как правило, выдача наличности осуществляется только тому лицу, которое указано в соответствующем расходном документе. Однако если оно не в состоянии получить деньги лично, то возможна выдача денег по доверенности1. В этом случае в РКО после фамилии, имени и отчества получателя средств указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено их получить и которое получает их фактически. Если выдача наличности осуществляется по Ведомости, то перед подписью о получении средств делается надпись «По доверенности». Сама доверенность остается у кассира и является неотъемлемым приложением к соответствующему расходному документу. В остальном же порядок выдачи наличности доверенному лицу и ее документальное оформление не отличается от общеустановленного. 

В РКО, которые оформляются на общую сумму (например, при сдаче наличности в банк), реквизит «Одержав» не заполняется (п. 3.10 Положения № 637).


 
 
Copyright © 2017 · bizresurs · Все права защищены ·