Организация работы кассы и оформление кассовых операций

подготовлено:  www.bizresurs.com.ua

Нормативная база

• Положение № 637 – Положение о ведении кассовых операций в национальной валюте в Украине, утвержденное постановлением Правления НБУ от 15.12.2004 г. № 637.

• Постановление № 447 – постановление Госкомтруда СССР «Об утверждении перечня должностей и работ, замещаемых или выполняемых работниками, с которыми предприятием, учреждением, организацией могут заключаться письменные договоры о полной материальной ответственности за необеспечение сохранности ценностей, переданных им для хранения, обработки, продажи (отпуска), перевозки или применения в процессе производства, а также типового договора о полной индивидуальной материальной ответственности» от 28.12.77 г. № 447/24.

Общие положения

Правильная организация оборота наличности на предприятии имеет большое значение, поскольку, с одной стороны, наличные денежные средства могут быть утеряны, необоснованно израсходованы, похищены и пр., а с другой – действующим законодательством предусмотрена достаточно серьезная ответственность за нарушения в сфере наличного обращения.1 Поэтому с самого начала деятельности субъекта хозяйствования важно правильно организовать работу кассы и оформление кассовых операций.

Организация работы кассы предприятия

Касса – это помещение или место осуществления наличных расчетов, а также приема, выдачи, хранения наличных денежных средств, других ценностей, кассовых документов (абз. 10 п. 1.2 Положения № 637).

Как правило, деньги и другие ценности (ценные бумаги, бланки строгой отчетности, печать предприятия и т. п.) хранятся в сейфе или в закрываемом на ключ шкафу. Ответственность за создание условий, необходимых для обеспечения сохранности средств в кассе, лежит на руководителе предприятия.

В кассе предприятия приходуются, хранятся и выдаются наличные денежные средства. Вся наличность, поступающая в кассу, должна быть своевременно и в полном объеме оприходована, т. е. ее поступление необходимо документально оформить. При этом наличность может храниться в кассе только в пределах установленного лимита. Сверхлимитную сумму денежных средств необходимо либо сдавать в банк для зачисления на счет, либо расходовать. Запрещено хранить в кассе (сейфе) ценности, которые не принадлежат предприятию (например, личные деньги кассира или других лиц) (п. 4.1 Положения № 637).

Операции по оприходованию и выдаче наличности осуществляет кассир предприятия, который также оформляет их документально и несет ответственность за сохранность наличности (и других ценностей, которые хранятся в кассе).

В зависимости от объема (количества) осуществляемых предприятием наличных операций кассиром может быть назначено либо лицо, уже занимающее другую должность (т. е. будет иметь место факт совмещения), (Как правило, в таких случаях на должность кассира назначается главный бухгалтер или бухгалтер) либо отдельный работник, который будет выполнять главным образом и исключительно обязанности кассира.

Кассир несет полную материальную ответственность за сохранность вверенных ему денежных средств (в случае возникновения в кассе недостачи она возмещается за счет кассира). Для этого с ним в обязательном порядке заключается договор о полной материальной ответственности. Типовая форма такого договора приведена в приложении 2 к Постановлению № 447.1 Только после заключения с кассиром договора о полной материальной ответственности он может быть допущен к исполнению обязанностей.

Несмотря на то, что упомянутое постановление было принято еще во времена существования СССР, оно является действующим, а значит, его положения следует использовать в работе (письмо Минтруда от 12.10.2010 г. № 312/13/116-10).

Во время работы с наличностью, с целью определения платежеспособности банкнот и монет, кассиры руководствуются Правилами определения платежных признаков и обмена банкнот, разменных и оборотных монет национальной валюты Украины.

Кассовые документы

Кассовые документы – это документы, с помощью которых оформляются кассовые операции, отчеты об использовании денежных средств, а также соответствующие журналы установленной формы для регистрации этих документов и книги учета (абз. 13 п. 1.2 Положения № 637).

Каждая операция с наличностью должна быть документально оформлена (подтверждена) соответствующими документами. Поступление наличности в кассу оформляется приходным кассовым ордером, выдача – расходным кассовым ордером. Данные из этих ордеров заносятся в кассовую книгу, в которой указывается остаток наличности в кассе предприятия на начало дня, обороты за день и остаток на конец дня. Данные кассовой книги должны в точности соответствовать фактическому наличию денег в кассе. Выписанные кассовые ордера регистрируются в специальном журнале, который ведется отдельно по приходным и расходным операциям.

Кассовые ордера и расходные ведомости могут оформляться либо на приобретенных бланках путем вписывания соответствующих данных чернильной или шариковой ручкой, либо при помощи компьютера путем набора и распечатывания на принтере. Возможны и другие варианты оформления кассовых ордеров. Главное, чтобы этот способ гарантировал сохранность сделанных записей в течение установленных сроков хранения кассовых ордеров и делал невозможным внесение несанкционированных и незаметных исправлений.

В соответствии с п. 3.10 Положения № 637 в кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы. Прием и выдача наличности по кассовым ордерам может осуществляться только в день их составления.

При получении кассовых ордеров и расходных ведомостей кассир обязан проверить:

• наличие и достоверность соответствующих подписей на документах, в том числе на расходном кассовом ордере или расходной ведомости – разрешительной подписи руководителя предприятия или уполномоченных им лиц;

• правильность оформления документов и наличие всех реквизитов;

• наличие и правильность оформления перечисленных в документах приложений.

В случае невыполнения хотя бы одного из указанных требований кассир должен вернуть документы для соответствующего оформления.

Кассовые ордера и расходные ведомости сразу же после получения или выдачи по ним наличности подписываются кассиром, а на прилагаемых к ним документах ставится оттиск штампа или надпись «Оплачено» с указанием даты (число, месяц, год).

Каждое предприятие, имеющее кассу, должно вести одну кассовую книгу.

В случае наличия у такого предприятия обособленных подразделений и осуществления этими подразделениями операций по приему и выдаче наличности с оформлением приходных и расходных кассовых ордеров (прием выручки, выплата заработной платы, выдача денежных средств на хозяйственные нужды и пр.) такие подразделения также обязаны вести кассовую книгу (п. 4.2 Положения № 637).

Кассовая книга должна быть прошнурована, пронумерована, скреплена печатью предприятия и заверена подписями ответственных лиц предприятия. Записи в кассовой книге осуществляются ежедневно с выведением остатка наличности в кассе на начало следующего дня. Записи в книге производятся под копировальную бумагу чернилами (шариковой ручкой) темного цвета (копия подкалывается к отчету кассира). Если в какой-либо день не было движения наличности, записи в книге не делаются.

Кассовую книгу можно вести и в электронном виде. Для многих предприятий (особенно это касается крупных) «электронная» кассовая книга гораздо удобнее «бумажной». Однако ведение книги в электронном виде возможно только в том случае, если соответствующая компьютерная программа обеспечивает визуальное отражение и распечатывание обеих частей ее листа – «Вкладной лист кассовой книги» и «Отчет кассира», – которые по форме и содержанию должны воспроизводить обычную кассовую книгу (п. 4.4 Положения № 637).

Исправления в кассовых ордерах (расходных ведомостях) не допускаются (п. 3.10 Положения № 637). Это означает, что если при заполнении ордера была допущена ошибка, то такой документ оформляется заново. А вот в кассовой книге исправления возможны. Удостоверяются они подписью кассира и главного бухгалтера (или лица, которое его заменяет) (п. 4.2 Положения № 637). Непосредственно корректурный способ исправления ошибок в бухгалтерской документации прописан в п. 4 Положения о документальном обеспечении записей в бухгалтерском учете. Заключается он в следующем. Неправильный текст (цифры) зачеркивается, выше записывается правильный текст (цифры). При этом зачеркивание осуществляется одной линией так, чтобы можно было прочитать исправленный текст (цифры). Рядом с исправлением делается надпись «исправлено», ставятся подписи тех лиц, которыми был подписан документ, указывается дата осуществления исправления.

Контроль за правильностью ведения кассовой книги, как правило, возлагается на главного бухгалтера предприятия.


 
 
Copyright © 2017 · bizresurs · Все права защищены ·